Billboards – de store reklameskilte – er ikke noget kønt syn, men de giver opmærksomhed. Og tænk, så hvis man kunne interagere med dem? Read the rest of this entry »

Der er overhovedet ingen grund til at indkøbsposer skal være så kedelige som vi er blevet vant til. Se bare på disse eksempler – og lad os så få sparket lidt til designerne, så vi kan få lidt mere morskab i hverdagen!

Read the rest of this entry »

En vigtig ingrediens i et stykke veludført arbejde er en dokumentation på løsningen: komponenter, licenser, struktur, koder.

Når jeg kommer ud til nye kunder spørger jeg gerne, om de har noget dokumentation liggende på den eksisterende installation. Langt de fleste steder bliver de lidt lange i blikket ved tanken om at skulle have fat i den store flyttekasse igen – og enkelte ser meget undrende ud: “Hvad mener du med ‘dokumentation?’”

Der er altså ingen i virksomheden, der har nogen som helst anelse om deres systems opbygning og sammensætning, koder, licenser. Og de er heller ikke klar over, hvor stort et problem det rent faktisk er.

Fornyligt installerede jeg en server på et eksisterende netværk, der indtil da var blevet styret af en større firewall. Denne håndterede desuden tre separate VPN-adgange for hjemmearbejdspladsers adgang ind til deres lokale pc.

Med en server installeret var det jo oplagt at flytte en del af styringen over på den. Den har langt bedre muligheder for at registrere og logge fejl, og gør det derfor også lettere at lokalisere og rette fejlene. Det krævede så bare adgang til firewall’en, så disse indstillinger kunne tilpasses. Problemet var bare at ingen kendte adgangskoden, og firmaet der oprindeligt havde installeret den, vidste det heller ikke.

Vi havde så valget mellem køre på væsentligt nedsat blus på netværket – eller nulstille firewall’en til fabriksindstillinger med efterfølgende genopsætning af de tre VPN-adgange. Vi valgte den sidste løsning, da det sikkert alligevel ville blive nødvendigt på et senere tidspunkt.

Det blev derfor til en større proces, da der også skulle lave ny opsætning på de firewalls, der stod hjemme hos medarbejderne; det meste af en dag gik med opgaven og med afbrudt internetforbindelse i flere omgange. Men havde vi kendt til adgangsinformationerne, kunne vi blot have lavet de nødvendige ændringer: ca. 15 minutters arbejde.

Stil krav om dokumentation

Når din it-mand har udført et projekt, så sørg for at det er dokumenteret og at du får et eksemplar af dokumentationen. Så har du de nødvendige informationer liggende, hvis der skal laves ændringer. Der skal ikke spildes tid på at huske, hvad der er lavet tidligere, og en ny leverandør kan komme igang med det samme uden at skulle gå det hele igennem.

Du skal ikke stille dig til tåls med at din leverandør har et eksemplar af din dokumentation. Du skal selv have den liggende, for det er jo ikke sikkert at det bliver samme leverandør næste gang. I kan være raget uklar, leverandøren kan være lukket – eller måske skal du bare have lavet noget, som du er nødt til at få en anden til at lave.

Og hold den opdateret! Få gerne en elektronsk version, så du – eller andre leverandører – kan vedligeholde den, efterhånden som tingene udvikler sig. Nye komponenter kommer til og der bliver forhåbentlig også ændret adgangskoder ind i mellem.

Både internt og eksternt

Mange steder lever man højt på at have egen it-afdeling (uanset størrelse), man altid lige kan spørge om koder til dette eller hint; derfor bruges der ikke tid på at skrive oplysningerne ned. Men dokumentationen er også nødvendig slev med in-house it-folk.

Dels kan man jo ikke regne med adgang til medarbejderes hjerne i al evighed, dels kan andre måske have gavn af at se den. Udbyg den stille og roligt med beskrivelse af systemerne og tankerne bag. Beskriv rutinerne og hvorfor de er, som de er. Det vil gøre det meget nemmere for en anden at overtage, og det vil være nemmere at se steder, hvor der kan spares.

Så ved at betale lidt ekstra for den enkelte opgave, kan der faktisk være ret mange penge at spare på længere sigt.

Det er efterhånden mere og mere almindelig, at der bliver blogget på video fremfor på skrift. Beklager, det duer altså ikke for mig. Men flere andre burde faktisk også afholde sig fra det, for det er ikke uproblematisk at lægge beslag på brugernes fulde opmærksom med både lyd og billede. Read the rest of this entry »

Jeg kommer med jævne mellemrum ud til nye kunder, der tidligere har gjort brug af en anden IT-konsulent. Og helt ærligt, jeg bliver gang på gang rystet over de ting jeg ser!

Alt for tit er de blevet solgt nogle vildt overdimensionerede systemer – værste eksempel er en landmand med en enkelt ansat, der var blevet solgt en specialtilpasset XAL-løsning til at håndtere hans regnskab med. Og det var blevet installeret på en arbejdsstation, der kunne håndtere endog MEGET store tegninger i AutoCAD…

Et ekstremt tilfælde, men der er alt for mange af tilfælde der er knapt så ekstreme og alligevel tydeligt er et bevidst overdimensioneret salg.

Det er ikke problemer, der påvirker mig så meget, det er blot kunden der er blevet snydt. For mig er det langt værre, når de selvbestaltede ‘specialister’ ikke kan finde ud af at lave korrekte installationer.

Jeg sidder lige nu og kæmper med en migrering af Small Business Server. Det er et kildent projekt, for tidligere erfaringer siger at hvis der går noget galt undervejs kan man ende UDEN en funktionsdygtig server – og være nødt til at indlæse fra den seneste komplette backup. Det betyder relativt lang og unødvendig nedetid på noget som ømfindtligt som en virksomheds mailserver.

Årsagen til at denne migrering ikke bare går som smurt i olie er, at den oprindelige installation er fuld af fejl. Eller rettere sagt, der er lavet en masse forskellige hovsa-løsninger. Små lette genveje, der har kunne løse et umiddelbart symptom, men som ikke har taget fat ved selve årsager til problemet.

Hvis en tjeneste kommer med med gentagne fejl i loggen, så er det jo nok fordi der er et problem et eller andet sted. Få løst problemet i stedet for bare at slå tjenesten fra.

I den modsatte ende finder vi systemer, der ikke skal lave ret meget andet end lokal fil og printerhåndtering, men som alligevel har exchange, sharepoint, web, ftp, fandens og hans moster kørende; alt sammen unødvendig brug af ressource og potentielle adgangsveje for uønskede gæster. Installer det nødvendige og få resten slået fra.

- og lad mig endelig ikke komme igang med problemer med manglende dokumentation!

Det er utrolig vigtigt at læse korrektur på de ting man sender ud af huset. Og det gælder også email og weblog.

Ind i mellem bliver resultatet af manglende eller middelmådig korrektur dog blot årsag til et lille træk på smilebåndet. Som f.eks. da et verdenskendt program til online kommunikation (der rimer på hype) skulle lancere en ny version og krydrede beskrivelsen med billeder:

Når man taler med folk – enten direkte eller i telefonen – så har samtalen i langt de fleste tilfælde ikke nogen lang ‘levetid’. Når man lægger røret på, er det kun hovedtrækkene der er tilbage, de enkelte ord og formuleringer fortaber sig i tågerne.
Helt anderledes er det med skriftlig kommunikation som breve, email eller sms. Her bliver informationen gemt, ord for ord, og kan hives frem i sin fulde ordlyd uanset om det var meningen eller ej.
Derfor er det vigtigt at tænke sig om, når man kommunikerer professionelt på skrift.

Skriftlig kommunikation bliver gemt, arkiveret og hevet frem igen, hvis lejligheden byder sig. Derfor er de fleste mennesker mere opmærksomme på deres sproglige kommunikation når de skriver breve eller annoncere i trykte medier eller på internet.

Men den samme omhyggelig burde faktisk overføres til både emails og sms – i hvert fald når vi snakker om kommunikation med professionelt indhold. Altså når det drejer sig om arbejdsrelateret kommunikation.

Som iværksætter er det ikke usædvanligt at man knytter nære personlige kontakter til både kunder og leverandører. Det styrker forholdet og giver ofte bedre muligheder for at gøre gode handler, så det er ikke de personlige relationer, man skal undgå.

Men lad os tage en tænkt situation ikke så langt fra en virkelig situation:

Du sender en mail til en leverandør og starter den med

“Hva’ så, din gamle heks!”

Det er der ikke noget usædvanligt i, for sådan er tonen nu engang mellem dig og din kontaktperson. Der er tidligere føget ‘højrøvede sexforbryder’ og ‘langfingrede letmatros’ over bordet i jeres korrespondance, uden at der af den grund har været problemer med den gensidige respekt.
Nu er din kontaktperson imidlertid blevet fyret på grund samarbejdsproblemer med ledelsen og de vil ikke længe sælge dig vare til den pris, du tidligere har lavet en mundlig aftale på. Da den mundtlige aftale er lige så bindende som en skriftlig, bestemmer du dig for at tage turen hele vejen med en retssag.

Og der står du så i retten og hører din email blive læst op i sin fulde ordlyd og uden at tilhørerne har fået noget forkendskab til jeres måde at tiltale hinanden på.

“Hva’ så, din gamle heks!”

Det er ikke svært at forstille sig at man herefter kommer til at arbejde sig op ad bakke for at få overbevist dommeren om, at man har en god sag…

Så hold den friske og hurtige kommunikation i telefonen, og vær lidt mere professionnel i din mail – skriv ikke noget, du ikke vil kunne møde igen i en retssal!