Dokumentation er en nødvendig service
En vigtig ingrediens i et stykke veludført arbejde er en dokumentation på løsningen: komponenter, licenser, struktur, koder.
Når jeg kommer ud til nye kunder spørger jeg gerne, om de har noget dokumentation liggende på den eksisterende installation. Langt de fleste steder bliver de lidt lange i blikket ved tanken om at skulle have fat i den store flyttekasse igen – og enkelte ser meget undrende ud: “Hvad mener du med ‘dokumentation?’”
Der er altså ingen i virksomheden, der har nogen som helst anelse om deres systems opbygning og sammensætning, koder, licenser. Og de er heller ikke klar over, hvor stort et problem det rent faktisk er.
Fornyligt installerede jeg en server på et eksisterende netværk, der indtil da var blevet styret af en større firewall. Denne håndterede desuden tre separate VPN-adgange for hjemmearbejdspladsers adgang ind til deres lokale pc.
Med en server installeret var det jo oplagt at flytte en del af styringen over på den. Den har langt bedre muligheder for at registrere og logge fejl, og gør det derfor også lettere at lokalisere og rette fejlene. Det krævede så bare adgang til firewall’en, så disse indstillinger kunne tilpasses. Problemet var bare at ingen kendte adgangskoden, og firmaet der oprindeligt havde installeret den, vidste det heller ikke.
Vi havde så valget mellem køre på væsentligt nedsat blus på netværket – eller nulstille firewall’en til fabriksindstillinger med efterfølgende genopsætning af de tre VPN-adgange. Vi valgte den sidste løsning, da det sikkert alligevel ville blive nødvendigt på et senere tidspunkt.
Det blev derfor til en større proces, da der også skulle lave ny opsætning på de firewalls, der stod hjemme hos medarbejderne; det meste af en dag gik med opgaven og med afbrudt internetforbindelse i flere omgange. Men havde vi kendt til adgangsinformationerne, kunne vi blot have lavet de nødvendige ændringer: ca. 15 minutters arbejde.
Stil krav om dokumentation
Når din it-mand har udført et projekt, så sørg for at det er dokumenteret og at du får et eksemplar af dokumentationen. Så har du de nødvendige informationer liggende, hvis der skal laves ændringer. Der skal ikke spildes tid på at huske, hvad der er lavet tidligere, og en ny leverandør kan komme igang med det samme uden at skulle gå det hele igennem.
Du skal ikke stille dig til tåls med at din leverandør har et eksemplar af din dokumentation. Du skal selv have den liggende, for det er jo ikke sikkert at det bliver samme leverandør næste gang. I kan være raget uklar, leverandøren kan være lukket – eller måske skal du bare have lavet noget, som du er nødt til at få en anden til at lave.
Og hold den opdateret! Få gerne en elektronsk version, så du – eller andre leverandører – kan vedligeholde den, efterhånden som tingene udvikler sig. Nye komponenter kommer til og der bliver forhåbentlig også ændret adgangskoder ind i mellem.
Både internt og eksternt
Mange steder lever man højt på at have egen it-afdeling (uanset størrelse), man altid lige kan spørge om koder til dette eller hint; derfor bruges der ikke tid på at skrive oplysningerne ned. Men dokumentationen er også nødvendig slev med in-house it-folk.
Dels kan man jo ikke regne med adgang til medarbejderes hjerne i al evighed, dels kan andre måske have gavn af at se den. Udbyg den stille og roligt med beskrivelse af systemerne og tankerne bag. Beskriv rutinerne og hvorfor de er, som de er. Det vil gøre det meget nemmere for en anden at overtage, og det vil være nemmere at se steder, hvor der kan spares.
Så ved at betale lidt ekstra for den enkelte opgave, kan der faktisk være ret mange penge at spare på længere sigt.
